Birleşik iletişim (Tümleşik İletişim) Nedir?

Birleşik İletişim, yada diğer adıyla Tümleşim İletşim işletmelerin SMS, e-posta, video konferans ve anlık mesajlaşma dahil olmak üzere tüm standart iletişim yöntemlerini gerçekleştirmelerine olanak tanıyan tek bir telefon sistemindeki iletişim yöntemleri birleşimidir. İngilizce “Unified Communication”‘dan dilimize çevrilmiş ve UC olarak kısaltılmıştır.

Farklı işletmeler ağlarında ve iletişimlerinde benzersiz yapılar gerektirdiğinden, farklı Birleşik İletişim sistemleri türleri vardır. En yaygın olanları IP Santral ve İnternet Üzerinden Ses Protokolüdür (VoIP). Bu sistemler farklı hizmetler sunarken, işletmenizin her iki tesise de ihtiyacı varsa birlikte kullanılabilirler.

Telefon Santrali, ofisinize dış dünyadan gelen tüm aramaları alan ve her aramayı doğru çalışanın masasına yönlendiren basit bir iş telefonu sistemidir. Telefon Santral sistemleri, bir telefon şirketinden birden fazla harici telefon hattına olan ihtiyacı ortadan kaldırır ve dahili aramalar için harici bir telefon hattına olan ihtiyacı azaltarak dahili aramalarınızı birbirine bağlar.

VoIP, tamamen internet üzerinden çalıştığı için geleneksel sabit telefon hatlarına ihtiyaç duymaz. Telefon aramaları, anlık mesajlaşma ve görüntülü aramaların tümü, bu makalenin ilerleyen bölümlerinde tartışacağımız birçok avantajla birlikte gelen internet üzerinden gerçekleştirilir.

Tümleşik İletişim, bir kişinin bir ortamda bir mesaj göndermesine ve başka bir ortamda aynı iletişimi almasına izin verir. Örneğin, bir sesli posta mesajı alabilir ve buna e-posta veya cep telefonu yoluyla erişmeyi seçebilir. Gönderen iletişim durumu bilgilerine göre çevrimiçiyse ve şu anda aramaları kabul ediyorsa, yanıt anında metin sohbeti veya video araması yoluyla gönderilebilir. Aksi takdirde, çeşitli ortamlardan erişilebilen gerçek zamanlı olmayan bir mesaj olarak gönderilebilir.

Birleşik İletişim’in Tanımı

Birleşik iletişim için çeşitli tanımlar vardır. Temel bir tanım, “iş süreçlerini optimize etmek ve kullanıcı üretkenliğini artırmak için entegre/tümleşik iletişim” dir. Ancak bu tür bir entegrasyon, kullanıcıların basitçe alışkanlıklarını ayarlaması, prosedürler ve eğitimle tanımlanan manüel entegrasyon, iletişimin entegrasyonu gibi birçok şekilde olabilir. Thunderbird, Outlook, Lotus Notes, BlackBerry, Salesforce.com, vb. gibi kullanıma hazır araçlar veya belirli işletim departmanlarında veya sağlık hizmetleri gibi dikey pazarlarda özelleştirilmiş uygulamalarla amaca özel entegrasyon yapılabilir.

Tümleşik iletişim, insan ve cihaz iletişimini ortak bir bağlam ve deneyimde otomatikleştiren ve birleştiren, gelişen bir dizi teknolojidir. Gecikmeyi azaltarak, akışları yöneterek ve cihaz ve ortam bağımlılıklarını ortadan kaldırarak iş süreçlerini optimize eder ve insan iletişimini geliştirir.

Tümleşik İletişim’in Geçmişi

Birleşik iletişimin tarihi, destekleyici teknolojinin evrimine bağlıdır. Başlangıçta, iş telefon sistemleri, yerel telefon şirketi tarafından sağlanan ve yönetilen özel bir santral (PBX) veya anahtar telefon sistemiydi . Bu sistemler, bir merkez ofisten (CO) müşteriye telefon görüşmeleri sağlamak için telefon şirketinin analog veya dijital devrelerini kullandı. Sistem çağrıyı kabul eder ve çağrıyı müşterinin ofisindeki telefonlarda uygun dahili hat veya hat görünümüne yönlendirdi.

1980’lerde, IVR benzeri özelliklere sahip sesli posta sistemleri, cep telefonlarının patlamasından ve PC’lerin yaygınlaşmasından önce, mobil çalışanlar için kurumsal bilgilere erişim mekanizması olarak kabul edildi. E-postanın da popülaritesi artmaya başladı ve 1985 gibi erken bir tarihte, e-posta okuma özellikleri belirli sesli postalar için kullanıma sunuldu.

Birleşik iletişim terimi, mesajlaşma ve gerçek zamanlı iletişimin birleşmeye başladığı 1990’ların ortasında ortaya çıktı. 1993 yılında ThinkRite (VoiceRite), IBM’in dahili kullanımı için birleşik mesajlaşma sistemi POET’i geliştirdi. 54.000 çalışana yönelik 55 IBM ABD Şube Ofisinde kurulmuş ve IBM OfficeVision / VM (PROFS) ile entegre edilmiş ve IBM’lere sesli posta, faks, alfanümerik çağrı ve beni izle için bir telefon numarası sağladı. POET 2000 yılına kadar kullanımdaydı.

1990’ların sonlarında, IPFX adlı Yeni Zelanda merkezli bir kuruluş, kullanıcıların iş arkadaşlarının yerini görmesine, onlarla nasıl iletişim kurulacağına karar vermesine ve mesajlarının kendi mevcudiyetlerine göre nasıl ele alınacağını tanımlamasına olanak tanıyan ticari olarak mevcut bir varlık ürünü geliştirdi. İlk tam özellikli birleşik telefon / UC teklifi, daha sonra Nortel Multimedya İletişim Sunucusu (MCS 5100) olarak bilinen Nortel Succession MX (Multimedia eXchange) ürünüydü.

Bu hizmetin en büyük dezavantajı, Telefon Santrali sistemini yönetmek için (çoğu durumda) telefon şirketine veya bayisine güvenilmesiydi. Bu, müşteriler için artık, yinelenen bir maliyetle sonuçlandı. Zamanla, Telefon Santralleri daha özelleştirilmiş hale geldi ve bu sistemleri yönetmek için dahili personel işe alındı. Bu, tipik olarak, bu beceriyi kurum içinde getirebilecek ve böylece sistemde her değişiklik gerektiğinde telefon şirketine veya yerel Telefon Santrali satıcısına bildirimde bulunma gereksinimini azaltan şirketler tarafından yapıldı. Bu artan özelleştirme, sistemin kullanılabilirliğini ve yönetilebilirliğini artıran daha güçlü yazılımların geliştirilmesini tetikledi.

Şirketler çevrelerinde IP ağları kullanmaya başladıkça, şirketler geleneksel telefon ağı devrelerine güvenmek yerine bu ağları ses iletmek için kullanmaya başladı. Avaya ve Nortel gibi bazı satıcılar, iletişim sistemlerini IP ağına bağlayabilen PBX sistemleri için devre paketleri veya kartlar oluşturdu. Cisco gibi diğer satıcılar, sesli aramaları bir şirket ağı üzerinden siteden siteye taşımak için yönlendiricilere yerleştirilebilecek ekipmanlar yarattı. İnternet veya bilgisayar ağları üzrinden üzerinden Ses iletimine veya santrallerin birbiri ile iletişim kurmasına VoIP adı verilir. Bu tasarım, her sahada sonlandırma ve teslimatı sağlamak için ağ ekipmanının her iki ucunda özel donanım gerektiriyordu.

Zaman geçtikçe, Siemens, Alcatel-Lucent, Cisco, Nortel, Avaya, Wildix ve Mitel, geleneksel Analog Telefon Santrallerini ortadan kaldırma ve onu IP tabanlı bir çözümle değiştirme potansiyelini fark etti. Bu IP çözümü yalnızca yazılımla çalışır ve bu nedenle bir müşteri sahasında ekipmanı “değiştirme” ihtiyacını ortadan kaldırır (dış dünyaya bağlanmak için gerekli ekipmanı koruyun). Bu, şimdi IP telefonu adı verilen yeni bir teknoloji yarattı. Eski bir Analog Santral sistemi yerine yalnızca IP tabanlı telefon hizmetlerini kullanan bir sisteme IP telefon çözümü adı verilir.

IP telefonun gelişiyle birlikte, artık masa telefonları ve telsiz telefonlar santrale bakır kablo ile bağlı bir aptal bir cihaz olmaktan çıktı. Bunun yerine, telefon ağda başka bir bilgisayar cihazı olarak yaşıyordu. Bu nedenle, sesin taşınması artık daha önceki el cihazlarında olduğu gibi voltajlarda veya frekans modülasyonunda bir değişiklik değil, daha ziyade bir CODEC (orijinal olarak G.711) kullanarak konuşmayı kodlamak ve bunu Gerçek Zamanlı gibi bir protokolle (RTP) taşımaktı. Ahize ağa bağlı başka bir bilgisayar olduğunda, gelişmiş özellikler, bilgisayar uygulamalarının başka yerlerdeki sunucu bilgisayarlarla herhangi bir şekilde iletişim kurmasına izin verilerek sağlanabilir; uygulamalar yükseltilebilir veya ahizeye yeni yüklenebilir.

Birleşik İletişim çözümleri sağlayıcılarının çabalarını değerlendirirken, genel amaç artık yalnızca günlük iletişimin telefon kısmına odaklanmamaktır. Tüm iletişim cihazlarının tek bir platformda birleştirilmesi, bir kişinin kullanabileceği veya elinde bulundurabileceği tüm cihazlara telefonun ötesine uzanan mobilite, meşguliyet takibi ve iletişim yeteneklerini sağlar.

Birleşik iletişimin geniş kapsamı göz önüne alındığında, çoğu çözüm tescilli satıcılardan geldiğinden topluluk tanımı eksikliği olmuştur. Mart 2008’den bu yana, önde gelen bir açık kaynak telefon projesi olan Asterisk‘e dayanan Druid ve Elastix gibi UC odaklı birkaç açık kaynaklı proje var. Bu açık kaynak UC projelerinin amacı, geliştiricilerin ve kullanıcıların açık kaynak topluluğunun birleşik iletişim ve bunun ne anlama geldiği konusunda söz sahibi olmasını sağlamaktır.

IBM, Lotus Sametime 7.5, WebSphere Unified Messaging, IBM Global Technology Services gibi ilgili ürün ve hizmetlerin güncellenmiş sürümüyle 2006 yılında başlayarak çeşitli ürünlerle birleşik iletişim pazarına girdi.

Ekim 2007’de Microsoft, Windows üzerinde çalışan yazılım tabanlı bir uygulama olan Office Communications Server‘ın piyasaya sürülmesiyle UC pazarına girdi. Mart 2008’de Unison Technologies, Linux ve Windows üzerinde çalışan yazılım tabanlı birleşik bir iletişim çözümü olan Unison’u piyasaya sürdü.

Mayıs 2010’da, Birleşik İletişim Birlikte Çalışabilirlik Forumu (UCIF) duyuruldu. UCIF, UC ürünleri ile mevcut iletişim ve iş uygulamaları arasında birlikte çalışabilirlik için birlikte çalışabilirlik profilleri, uygulama yönergeleri ve en iyi uygulamaları oluşturan ve test eden teknoloji şirketleri arasında bağımsız, kar amacı gütmeyen bir ittifaktır. Orijinal kurucu üyeler HP, Juniper Networks, Logitech / LifeSize, Microsoft ve Polycom’du.

Bir kuruluşun tesislerinde barındırılan birleşik iletişimlerin, bir hizmet sağlayıcısı veya UCaaS (Hizmet olarak UC) tarafından barındırılan birleşik iletişim çözümleriyle aynı şey olup olmadığı konusunda bazı tartışmalar vardır. Her ikisi de kendi avantajlarını sunarken, tüm bu yaklaşımlar tek çatı birleşik iletişim kategorisi altında gruplanabilir.

Birleşik İletişim’de Kullanılan Teknolojiler

Tümleşik Mesajlaşma (Unified Messaging) ile Karıştırılması

Birleşik iletişim bazen birleşik mesajlaşma ile karıştırılır, ancak farklıdır. Birleşik iletişimler, alıcının tercih edilen yöntemi ve konumuna bağlı olarak hem gerçek zamanlı hem de gerçek zamanlı olmayan iletişim teslimatı anlamına gelir. Birleşik mesajlaşma, çeşitli kaynaklardan (e-posta, sesli posta ve fakslar gibi) gelen mesajları ayırır. Ancak bu mesajları yalnızca daha sonra alınmak üzere tutar. Birleşik iletişim, bir kişinin herhangi bir zamanda herhangi bir iletişim cihazından bir e-postayı veya sesli postayı kontrol etmesine ve almasına olanak tanır. Sesli posta hizmetlerinin ötesinde veri iletişimleri ve video hizmetlerine genişler.

Tümleşik İletişim Bileşenleri

Tümleşik iletişimlerle, birden çok iş iletişim modu entegre edilmiştir. Birleşik iletişim, tek bir ürün değil, aşağıdakileri içeren bir öğeler koleksiyonudur:

• Call control and multimodal communications
• Presence
• Instant messaging
• Unified messaging
• Speech access and personal assistant
• Conferencing (audio, Web and video)
• Collaboration tools
• Mobility
• Business process integration (BPI)
• Software to enable business process integration

Presence (Varlık), hedeflenen alıcıların nerede olduğunu ve uygun olup olmadıklarını gerçek zamanlı olarak bilmek – birleşik iletişimin önemli bir bileşenidir. Birleşik iletişim, bir kullanıcının zaten kullanabileceği tüm sistemleri entegre eder ve bu sistemlerin gerçek zamanlı olarak birlikte çalışmasına yardımcı olur. Örneğin, birleşik iletişim teknolojisi, iki kullanıcı ayrı yerlerde olsa bile, bir kullanıcının bir projede başka bir kişiyle sorunsuz bir şekilde işbirliği yapmasına izin verebilir. Kullanıcı, etkileşimli bir dizine erişerek gerekli kişiyi hızlı bir şekilde bulabilir, bir metin mesajlaşma oturumuna katılabilir ve ardından oturumu bir sesli aramaya veya hatta bir görüntülü aramaya yükseltebilir.