skip to Main Content

VoIP nedir? VoIP Telefon Sistemlerini Anlamak İçin Tam Kılavuz

Sorunsuz iç ve dış iletişim, günlük iş operasyonlarının temel taşlarından biridir. Günümüzde İnternet Protokolü üzerinden Ses (VoIP) , modern kurumsal iletişimin altın kuralı haline geliyor. Basitçe ifade etmek gerekirse, insanların İnternet bağlantısı üzerinden telefon görüşmeleri yapmalarına olanak tanıyan bir teknolojidir. 1995 yılında geliştirildi ve genişbantın gelişmesiyle daha istikrarlı ve güvenilir hale geldi. Zamanla işletmeler için ihtiyaç ve zaman zaman zorunluluk haline geldi.

Bu kılavuz, temel olarak VoIP ile ilgili her konuda size yol gösterecek ve sorularınızı cevaplayacaktır.


VoIP (İnternet Üzerinden Ses Protokolü) nedir?

Geleneksel olarak, eski telefon sistemleri, analog telefon hatlarını kullanarak ses sinyalleri taşır. Bu nedenle arama yapmak ve almak için bakır devre kablolarının kurulmasını gerektirir. Bu durumda, dahili masa telefonu numaraları genel telefon ağına bağlamak için santral donanımı kullanılır.

Veri paketlerini eski tip bir ağ üzerinden göndermek yerine, VoIP, sesi internet üzerinden dijital veri paketleri üzerinden iletilebilen dijital sinyallere dönüştüren bir teknolojidir. Telefon görüşmelerini etkinleştirmek için yerel alan ağınız / WAN / diğer altyapınız. VoIP, bu paketlerin zamanında teslim edilmesini sağlamak için RTP (gerçek zamanlı protokol) kullanır. VoIP için bir ethernet kablosu veya yüksek hızlı bir WiFi bağlantısı kullanabilirsiniz.

İşte bir dakika içinde VoIP’in ne olduğunu anlamanıza yardımcı olacak kısa bir video.

VoIP Nasıl Çalışır?

Yukarıda bahsedildiği gibi, VoIP temelde analog telefon sinyallerini İnternet üzerinden telefon görüşmesini kolaylaştırmak için dijital sinyallere dönüştürerek çalışır. Şimdi sürecin ayrıntılarına biraz daha dalalım.

SIP Protokolü ve SIP Trunking

IP üzerinden ses, protokol teknolojilerini kullanarak çalışır ve SIP, VoIP’i etkinleştiren bir protokoldür. Oturum Başlatma Protokolü (SIP), VoIP aramaları ve anlık mesajlaşma ve video gibi diğer metin ve multimedya oturumları için bir iletişim protokolüdür. 

VoIP Kullanmak İçin İhtiyacınız Olabilecek Ekipmanlar

VoIP telefon sistemleri (IP Santral)

IP Santral, eski tip analog telefon hatları yerine şirketin LAN veya WAN veri ağı üzerinden çalışabilen santral sistemidir.

VoIP Santral, şirket içi ve bulut tabanlı olmak üzere iki dağıtım seçeneğiyle sunulur. Şirket içi santral çözümüyle, donanım, ofisinizde veya veri merkezinizde yerinde kurulur. Bulut Santral ise tamamen İnternet üzerinden sağlanır ve tamamen iş yeri dışında yönetilir.

VoIP telefonlar veya IP telefonlar

VoIP telefonlar veya IP telefonlar, bir VoIP telefon sistemi ile kullanabileceğiniz fiziksel ofis telefonlarıdır. Görsel olarak, evinizde veya çalışma masanızda bulduğunuz geleneksel, sabit telefonlardan pek bir farkı yoktur. Bu nedenle, çalışanların yeni VoIP telefonlarına alışması oldukça kolaydır. Tek temel fark, ister WiFi ister Ethernet üzerinden olsun, internete bağlı olmalarıdır. Ağınız üzerinden aramaları kolaylaştırmak için bunlara IP adresleri atanır.

Cep telefonları, bilgisayarlar, ağa hazır cihazlar

IP telefonlara ek olarak, VoIP telefon sistemlerine kendi mobil cihazınızı, bilgisayarınızı ve VoIP uygulamaları veya yazılım telefonu uygulaması yüklü diğer ağa hazır cihazları kullanarak da erişebilirsiniz . Bugün, ses kalitesi endişesi olmadan, kendi İnternet bağlantılı cihazlarınızı kullanarak istediğiniz zaman, istediğiniz yerde iş telefon görüşmeleri yapabilirsiniz. Çalışanlar artık bir masa telefonuna bağlı değildir ve istedikleri herhangi bir cihazı kullanabilir.

VoIP ağ geçitleri

Bir VoIP ağ geçidi , geleneksel telefon trafiğini (analog veya dijital) veri paketlerine dönüştüren, eski telefon altyapısı ile IP tabanlı iletişimler arasında bağlantılara izin veren, bir IP ağı, PSTN (Genel Anahtarlı Telefon Ağı) arasında bir köprü görevi gören bir donanım aygıtıdır. ) ve hücresel ağ.

VoIP’nin Faydaları Nelerdir?

Modern işletmeler, geleneksel telefon hatları üzerinden VoIP telefon hizmetini kullanmaktan hoşlanırlar çünkü kurumsal iletişimleri geliştirmekten çok daha fazla değer elde edebilirler . Aşağıda, VoIP’nin işletmelere sağladığı birçok avantajdan birkaçı bulunmaktadır.

1. Maliyet Tasarrufu

VoIP, bir iş iletişim sistemi kurmanın bütçe dostu bir yoludur. VoIP hizmetleri, telefon servis sağlayıcınıza doğrudan bir IP bağlantısına, sadece mevcut internet bağlantınıza veya her ikisinin bir kombinasyonuna dayalı olabilir. Bu nedenle, kuruluşunuzdaki dahili aramaların maliyetini neredeyse sıfıra indirir. Şehirler arası ve uluslararası iş aramalarının masraflarını büyük ölçüde azaltır. Eski tip telefon hatları satın alma, kurulum ve devam eden bakım için önemli miktarda yatırım tasarrufu sağlar.

Şirket içi ve bulut tabanlı VoIP sistemlerinin her ikisi de uygun maliyetlidir, ancak maliyet açısından bazı farklılıkları vardır. Bir operasyonel tesis sistemi için tamamen peşin ödeme yapmanız gerekse de, sizi ücret artış riskinden korur ve masraflar karşılandıktan sonra daha düşük aylık maliyet anlamına gelir. Bulut tabanlı barındırılan VoIP hizmetlerine gelince , genellikle daha uygun aylık veya yıllık ücretler ve düşük ilk ekipman maliyeti olan bir OpEx modeliyle gidersiniz.

Ses ve veri çözümleriniz şu anda ayrı ise, ikisini tek sağlayıcı altında birleştirerek paradan tasarruf edebilirsiniz. Maliyet tasarruflarına ek olarak, hem internet hizmetini hem de telefon desteğini birleştirebileceksiniz.

2. Kurulumu Kolay

Geleneksel telefon sistemleriyle karşılaştırıldığında, VoIP sistemlerinin kurulumu ve yapılandırması çok kolay olabilir. Geleneksel olarak, sabit hatlı bir sistemde, ofis telefonları, telefon hizmeti almak için fiziksel hatlara ihtiyaç duyar. VoIP telefon sistemleri, herhangi bir fiziksel telefon hattı kurma ihtiyacını ortadan kaldırır. Tek yapmanız gereken IP telefonlarını Ethernet hatları üzerinden kurumsal ağa bağlamaktır.

Daha da iyisi, BT personelinizin telefon sistemini yönetmek yerine daha önemli ve gelir getiren projelere öncelik vermesine ihtiyacınız varsa, barındırılan telefon hizmetleri işi hizmet sağlayıcıya bırakır ve herhangi bir ağ sorunu konusunda endişelenmenize gerek kalmaz. Teknik uzmanlık veya kaynaklardan yoksun küçük işletmeler ve yeni başlayanlar için de faydalı olacaktır.

3. Net Ses Kalitesi

Voice over IP ilk sunulduğunda, arama kalitesi gerçekten yetersizdi. Geniş bant ve İnternet Protokolü Üzerinden Ses teknolojisinin gelişmesi sayesinde artık çoktan geride kaldı. “Düşük çağrı kalitesi” muhtemelen şu anda VoIP ile ilgili en büyük yanılgıdır.

Hızlı ve istikrarlı bir İnternet bağlantınız olduğu sürece içiniz rahat olsun. Çoğu VoIP sağlayıcı, HD ses kalitesini sağlamak için çok sayıda farklı protokol ve kodek sunar. Sağlam bir çözüm ve doğru uygulama ile VoIP’nin ses kalitesi, sabit hat tabanlı aramalar kadar iyi veya hatta daha iyi olabilir. Farkı bile anlaşılmaz..

4. Hareketlilik ve Coğrafi Esneklik

VoIP, işletmelerin iletişim sistemlerini uzak ofislere ve hareket halindeki çalışanlara SIP özellikli cihazlar üzerinden genişletmelerini sağlar. Uzaktan çalışanlar için, İnternet bağlantısı mevcut olduğu sürece ofis, nerede olurlarsa olsunlar oradadır.

Çok bölgeli bir VoIP sisteminin konuşlandırılması, yalnızca tüm dağınık şubelerin sorunsuz bir şekilde bağlanmasını sağlamakla kalmaz. Aynı zamanda ofis içi arama maliyetlerini de azaltır. Yazılım telefonları, çalışanların elindeki çok çeşitli arama yönetimi özellikleriyle ofis uzantılarını mobil hale getirmelerini sağlar. Ek olarak, bulut telefon sistemleri, coğrafi olarak dağınık ofisleri tek bir telefon sistemi altında bağlamayı kolaylaştırır. BT yöneticisi bunu herhangi bir konumdan kolayca yapabilecektir.

Masaüstü telefonlar, cep telefonları ve masaüstü bilgisayarların tümü İnternet Protokolü (VoIP) üzerinden Ses kullanabilir.

5. Ölçeklenebilirlik

İşletmeler için en değerli özelliklerden biri olan ölçeklenebilirlik, bir sistemin, normalde sisteme kaynak ekleyerek, genel performansını veya verimliliğini etkilemeden artan miktarda iş yükünü idare edebilmesi anlamına gelir.

VoIP, özellikle bulut tabanlı VoIP hizmeti olmak üzere işletmenizle birlikte büyüyebilen ölçeklenebilir bir çözümdür. Personel artışı veya azalması olan işletmeler için daha fazla esneklik sunar. Dahili telefonların artırılması ve azaltılmasını anında yapın. İşletmeler, ek donanım ekipmanı veya yeni özel hatlar satın almadan yalnızca ihtiyaç duydukları kadar ödeme yapar. Dalgalı iletişim ihtiyaçları olan veya hızlı bir büyüme yaşayan sezonluk bir işletme iseniz, barındırılan bir model sizin için mükemmel bir seçim olacaktır.

6. Özelliklerin Bolluğu

VoIP hizmetleri, geleneksel telefon sistemleri tarafından desteklenmeyen veya yalnızca ek bir ücret karşılığında kullanılabilen bir dizi özellik sunar. Bu özellikler ‘ekstralardan’ daha fazlasıdır. Birçok işletme, VoIP’yi kullanmayı kolay buldu ve tüm yerleşik özellikler paketiyle daha rekabetçi hale geldi. İnternet VoIP kullanırken acil servislere bağlanma yeteneği de dahil olmak üzere bazı özellikler, şirketlerin önemli güvenlik ve güvenlik ihtiyaçlarını karşılamasına yardımcı olacak.

Aşağıda, iş iletişimi verimliliğinizi artıracak olması gereken VoIP özelliklerinin bir listesi bulunmaktadır:

Çağrı yönlendirme

Aranan taraf uygun olmadığında, Çağrı Yönlendirme, gelen çağrıların cep telefonu numarası veya diğer telefon numaraları gibi istenen başka bir hedefe yönlendirilmesine yardımcı olur. Ayrıca çeşitli senaryolar için farklı kurallar da belirleyebilirsiniz. Örneğin, meşgul olduğunuzda telefon aramalarını otomatik olarak başka bir dahili numaraya yönlendirin. Hatta masa telefonunuza kimse cevap vermediğinde cep telefonunuza yönlendirin. Siz tatildeyken arayanlardan sesli mesaj bırakmalarını isteyin. Özellikle satış personelinin ve saha personelinin artık masalarından uzakta olma konusunda endişelenmesine gerek yok.

Etkileşimli Sesli Yanıt Sistemi (IVR)

IVR, küçük işletmelerin bile maliyetli insan kaynakları olmadan 7/24 müşteri hizmetleri sunmasına yardımcı olur. Müşteriler aradıklarında, önceden kaydedilmiş karşılamalar, onları minimum bekleme süresi ile en uygun varış noktasına yönlendirecektir. IVR ile müşteri hizmetlerini otomatikleştirebilir, zamanında tatmin edici yanıtlar verebilir, müşterileriniz üzerinde iyi bir izlenim bırakabilir ve profesyonel bir şirket imajı oluşturabilirsiniz.

Çalma Grubu

Bir çağrı geldiğinde, tüm mevcut uzantıların ayarladığınız farklı zil çalma stratejilerine göre aynı anda veya sırayla çalması için bir zili çaldırılacaklar grubuna bir uzantı grubu ekleyin. Belirli departmanlarda çalışanlar arasında çağrıların etkin bir şekilde paylaşılması ve dağıtılmasında çok faydalıdır. Sonuç olarak, ekibinizin genel üretkenliği artacak ve müşteri çağrılarına en hızlı yanıt verilecektir.

Çağrı Kuyruğu

Mevcut bir temsilciyi beklerken gelen bir aramanın sıraya girmesine izin vermek akıllıca bir harekettir. Beklemede olmaktan, sesli mesaja gitmekten veya meşgul tonu almaktan daha iyi, müşteriye şu anda aramaya cevap verecek uygun bir temsilci olmadığı ve şu anda kuyruğa girdiği bilgisi verilir. Meşgul sinyallerinin müşteri deneyimi üzerindeki olumsuz etkisinin yanı sıra cevapsız çağrı sayısını da azaltır. Temsilcileri birkaç kuyruğa ayırarak, farklı müşteri grupları için farklı hizmet seviyeleri bile sağlayabilirsiniz.

Bekleme Müziği

İnsanları bir numaraya aktardığınızda uzun süre çalma tonu duymak istemezler. Bir kuyrukta ve konferans odasında sessizce beklemek sinir bozucu olur. Bu yüzden sisteminize çeşitli bekleme müzikleri ekleyemelisiniz. Çalma listeleri yaparak farklı müzikleri değişik sıralarla dinletebilirsiniz. Bekleme müzikleri olarak hazırladığını reklam anonslarını da koyabilirsiniz.

Arama Kaydı (Telefon görüşmelerinin ses kaydının tutulması)

VoIP telefon sistemleri, gelen ve giden aramaların ses kaydını otomatik kaydetme özelliğine sahip. Bunun bir çok avantajı vardır. Anlaşmadığınız konuları çözmeye yardımcı olur. Gözden geçirme ve onaylama amacıyla ses kayıtlarını tekrar tekrar dinleyin. Eğitim veya koçluk aracı olarak da kullanabilirsiniz… VoIP teknolojisi hepsini basitleştirir.

“İşletmemin VoIP Telefon Sistemine İhtiyacı Var mı?”

Analog sistemlerin daha ne kadar varlığını sürdüreceğine emin değiliz. VoIP ile geleneksel sabit hat arasında gerçekten önemli farklılıklar vardır. İşte bilinçli bir karar vermeden önce kendinize sorabileceğiniz bazı sorular.

1) Ülkenizde ISDN kapanması yaşanıyor mu?

Teknoloji geliştikçe ve iş iletişimi konusundaki talepler hızla artıyor. Eski tip PSTN ve ISDN hatları günümüz ihtiyaçlarını kısmen de olsa bir süre daha devam eder. Giderek daha da kullanım dışı kalacağı aşikar. Şimdi ISDN hatların kapanması dünyanın her yerinde daha da hızlandı. ISDN ve PSTN , Almanya, Avustralya, İtalya ve dünyanın dört bir yanındaki diğer birçok ülkede art arda kapatılacağını duyuran büyük telekom şirketleri , geleneksel sabit hatlardan tüm IP çözümlerine bir dönüşüm yaşıyor.

2) Evden çalışan personeliniz var mı?

COVID-19’un ortaya çıkmasından bu yana, geleneksel sabit hatlarla sınırlı olan birçok işletme, uzaktan çalışma ortamını kolaylaştırmak için VoIP telefon sistemlerine geçiş yaptı. VoIP sayesinde uzaktaki iş gücü, ofis numarasıyla birlşir. İnsanlar evindeyken de ofis numarasını kullanarak çalışmaya devam eder.

VoIP, uzaktan çalışma için sahip olunması gereken bir araç. Aynı zamanda dijital dönüşüme doğru büyük bir adım haline geldi.  Güvenilir bir VoIP servis sağlayıcısı ile güvenli bir markanın ürününü kullandığınızda güvenlik zafiyeti de oluşmayacaktır.

Evden Çalışın: Uzak İş Gücünüzü Birleştirmeye Yönelik En İyi Uygulamalar

3) Mevcut analog santral sistemi ihtiyaçlarınızı gerçekten karşılıyor mu?

Geleneksel telefon hizmetlerini rahatsız eden birkaç büyük sorun vardır.

Her şeyden önce, analog sistemlerin kurulu ve yönetimi için teknik destek almak gerekir. Devam eden bakım ücretleri dahil olmak üzere yüksek bir ön yatırım gerektirir. Kurulumdan sonra, şube e personel sayısı artarsa çok fazla maliyet çıkacaktır.

Ayrıca, geleneksel telefon sistemleri genellikle yalnızca temel arama özellikleri sağlar. Daha profesyonel ticari iletişim senaryoları ile baş edemez. Artan sayıda mobil ve uzak iş gücüyle, hareketlilik eksikliği en büyük dezavantajlarından biri haline geliyor. Analog telefon hizmetleri, sesli trafiği iletmek için fiziksel hatlara muhtaçtır. B da çalışanları iş aramalarını yönetmek için masalarına bağlı hale getirir.

VoIP gibi modern bir seçeneğin aksine, eski telefon sistemlerinde özelleştirme ve entegrasyon oldukça sınırlıdır. Karmaşık bir dizi gelişmiş uygulamadan oluşan ve bir işletmenin geri kalan bilgi sistemlerinden gelen sesli aramaları toprakta bırakan günümüzün ticari iletişim ekosistemine entegre olamazlar.

 VoIP ve Analog Telefon Sistemi: Farklılıklar ve En Önemli HususlarBir VoIP Telefon sisteminin işletmeniz için mantıklı olup olmadığı hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin .

Bir VoIP Hizmeti Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler?

Bir iş iletişimi çözümüne karar vermek işiniz üzerinde büyük bir etkisi yaratacaktır. VoIP en iyi çözümdür, ancak önce mevcut bir durum ve ihtiyaç analizi yapmak önemlidir. Ardından, işletme VoIP’sinin sizin için çalışıp çalışmadığını belirleyebilirsiniz. İşte ihtiyaçlarınızı belirlemenize ve akıllı seçimler yapmanıza yardımcı olacak bazı ipuçları.

1) Mevcut ekipmanı korumak istiyor musunuz? İhtiyaçlarınızı destekliyor mu?

Geleneksel PBX kullanıyorsanız ve mevcut ekipmanın tamamen değiştirilmesi için sınırlı bir bütçeye sahipseniz, aşamalı bir geçiş yapmanıza izin veren bir VoIP çözümü seçtiğinizden emin olun . Yeni sistemin, eski sistemle uyumlu olup olmadığı, bunları birbirine entegre etme, iş sürekliliğini etkilemesi gibi konulara bakmalısınız. Ayrıca düşündüğünüz VoIP hizmet sağlayıcılarının bu ekipmanı destekleyeceğini doğrulamak da önemlidir. . Bu, VoIP sağlayıcı ile doğrudan iletişimin anahtar olduğu bir aşamadır.

2) VoIP ile gelen tümleşik iletişim çözümleri

VoIP telefon sistemleri, sesli aramaları yönetmek için bir çok telefon işlevi sunar. Ancak iş arkadaşları ve müşterilerle iletişim yalnızca sesle sınırlı değildir. Bu nedenle , iş iletişimi ortamına birleşik iletişimin tanıtılması ve ayrıca VoIP seçeneklerinizi değerlendirirken UC’nin en önemli önceliklerden biri olması gerekir.

En basit haliyle birleşik iletişim, zengin iletişim kanallarını ve seçeneklerini tek bir erişim noktasına dönüştürmekle ilgilidir. Aslında, çoğu tümleşik iletişim ürünü, VoIP ile uyumludur. Birçok VoIP sağlayıcısı, yetenekleri ve esnekliği daha da genişletmek için portföylerinde bazı UC özellikleri sunar.

Yaygın UC özellikleri şunları içerir:

  • Birleşik Mesajlaşma
  • Anında Mesajlaşma (sohbet)
  • Presence
  • Kurumsal Dizin
  • Video konferans
  • Takım İşbirliği

3) Diğer platformlara ve araçlara entegre olmak mümkün müdür?

İşletmelerin bu kadar hızlı değişen bir dünyada çevik ve hazır kalması çok önemlidir. İşyerinde giderek daha fazla sistem, platform ve yazılım ortaya çıkıyor. Hem yöneticiler hem de çalışanlar verimliliği artırmak için birleşik ve entegre bir çözüme sahip olmayı ister. Bu nedenle bir VoIP sisteminin diğer çözümlerle bütünleşme ve sorunsuz bir şekilde çalışma yeteneği çok daha önemlidir.

Diğer iş geliştirme araçlarına bağlı telefon sisteminiz sayesinde, sizin ve ekibinizin iletişim kurması, işbirliği yapması, birbirinizle bağlantı kurması ve genel iş akışını düzene sokması daha kolay olacaktır. Neyse ki, telefon hizmetlerinin bazı popüler işbirliği ve iletişim araçlarıyla uyumlu olmasını sağlayan VoIP sağlayıcıları var.