Eposta ile Sesli Mesaj (VoiceMail to Email)

Sesli mesaj, şirketinize gelen bir çağrıyı cevaplayamadığınızda müşterinizi kaçırmamanızı sağlar. Ancak, sürekli değişen teknoloji dünyasında, müşterilerinizin bıraktığı tüm mesajları almak asla yeterli olmaz. Hızlı tepki her zaman önemlidir.  VoIP iş iletişimi özelliklerinden biri olan sesli postadan (Voicemail) e-posta teknolojisinin ortaya çıkışı , verimliliği büyük ölçüde yükseltti. Çalışanların sesli mesajları gözden kaçırma ihtimalini ortadan kaldırır.

E-postaya sesli posta genellikle çoğu iş telefonu sisteminin sağladığı ücretsiz bir özelliktir. Ancak bu özellik için ödenecek fiyat ile ilgili olarak, getirdiği faydalar beklenenden fazladır. Çok sık, e-postaya sesli posta, kullanıcılara yeni sesli posta mesajlarının bildirimlerini e-postayla göndererek çalışır. Ancak bunun dışında hala birçok eklenti değeri var. Burada, işletmelerin sesli postadan e-postaya yararlanma olasılığı en yüksek 4 avantajı seçiyoruz.

1. VoiceMail ile Geliştirilmiş Duyarlılık

2017 yılında yapılan bir ankete göre ortalama bir Amerikalı işçi haftada 5.4 saat iş e-postalarını kontrol ederek geçiriyor, bu da bir iletişim aracı olarak e-postanın insanlara ulaşmak için hızlı ve etkili bir yol olduğu anlamına geliyor. Telesekretere e-posta servisi bundan büyük ölçüde yararlanır. İşletmelerin anında e-posta bildirimleri almasına ve birkaç dakika içinde ekli ses dosyasını dinleyerek sesli mesaj almasına olanak tanır. Bunun sonucunda yanıt süresi büyük ölçüde azalır. 

Bazı durumlarda çağrıların hızlı bir şekilde geri dönmesine izin verilmese bile, mesajın alındığını kabul etmek için arayan kişiye kısa e-postalar gönderilebilir. Bu da müşterilerin çok uzun süre beklemelerini ve sıkılmalarını önlemeye yardımcı olur. E-postaya sesli posta hizmeti, sesli posta iletilerinin yok sayılma ve kaçırılma olasılığını azaltır ve ayrıca,

2. Büyük Mobil Çeviklik

Telesekretere e-posta hizmeti, işçilerin ofis dışındayken önemli sesli mesajları kaçırmaktan endişe duymasına yardımcı olur. Bu özellik, kaydedilen sesli posta mesajlarını istedikleri zaman istedikleri yerde dinlemelerini sağlar. Hattında beklemek, tabletleriyle haberlere göz atmak ya da ofis dışındaki bir iş gezisinde beklemekte olup, sesli posta uzantıları tarafından bırakılıp kaydedildiği sürece derhal belirlenen e-posta adresine gönderilecektir. 

Kullanıcılar, akıllı telefonlarda, PC’lerde veya tabletlerde e-postayı kontrol ederek, sesli postaları alabilir ve coğrafi sınırlama olmaksızın mümkün olduğunca hızlı bir şekilde yanıt verebilir. Sesli e-posta hizmeti, çalışanlara daha fazla mobil çeviklik sağlar ve onları işletmelerine daha yakın hale getirir. Ancak, uzantınız yanınızda olmadığında sesli posta kutunuza ulaşmanın tek yolu bu değildir.

Alternatif olarak, sesli mesajlarınızı web arayüzü veya telefon iş sisteminiz için tasarlanmış mobil istemciler aracılığıyla kontrol edebilirsiniz. Örneğin, Yeastar kullanıcılarına, Linkus mobil istemcileri  yüklü olarak kendi akıllı telefonlarında sesli postalarını kontrol etme kolaylığı verilir. Kullanıcılar, Yeastar S-Serisi Telefon Santrali ile işbirliği yapmak için tasarlanmış istemciyi kurarak, cep telefonlarını istedikleri yerde iş uzantısı olarak her zaman özgürce kullanabilir ve elbette sesli mesajlarını gerektiği kadar alabilirler.

3. Ücretsiz Sesli Posta Arşivi

Bağışların duyulduğu zamanlar, özel sesli mesajların birkaç gün boyunca hareketsiz kaldıktan sonra telefon operatörü tarafından silindiği zamanlar vardır. Neyse ki, e-posta hizmetine modern sesli posta ile, bu önemli mesajları sonsuza dek kaybolmadan önce kaydetmenin bir yolu var. Başka bir deyişle, telefon sisteminizdeki özellik doğru yapılandırılmışsa, e-posta kutunuz bir şekilde ücretsiz sesli posta arşivi olarak dönüştürülür. Ses ekleri e-posta klasöründe ses dosyaları biçiminde saklanabildiğinden bu gerçekleştirilebilir. 

Sesli posta ses dosyaları ile birlikte gelen e-posta bildirimi e-posta kutunuza gönderildiğinde, ilk okuduktan sonra bunları kaydedebilir ve silinmedikleri sürece ihtiyacınız olduğunda geri alabilirsiniz. Ayrıca, bu sesli posta dosyalarını e-postadan indirerek istediğiniz cihazlara geri yüklemeyi de seçebilirsiniz.

4. Daha Kolay Sesli Mesaj Yönetimi

E-postaya sesli posta olmadan, kullanıcıların sesli posta almak için PIN kodunu çevirerek uzantıları ile oturmaları ve sesli posta kutusu aracılığıyla istediğiniz iletiyi aramak için genellikle çok zahmetli ve zaman alıcı telefon düğmelerini delerek yönetmeleri gerekir. bir labirentte gezinmek gibi, telefon ekranının boyutunun herhangi bir akıllı ve kolay yönetim olasılığını azaltmasına izin vermeyin. 

Ancak, sesli posta ile e-posta servisindeki işler farklıdır. Bu özellik sayesinde, sesli postayı yönetmek e-postayı yönetmek kadar kolay hale gelir. E-posta klasöründeki sesli postayı yönetebilir, gerektiğinde bunları kategorilere ayırabilir, yeniden adlandırabilir, silebilir veya hatta iş arkadaşlarınıza iletebilirsiniz. Ve daha da iyisi, e-posta konusunda açıkça görüntülenen arayan kimliğine hızlı bir şekilde göz atarak, bir dakika veya birkaç saniye içinde çok gerekli bir sesli postanın seçilmesi mümkündür, bu da arama için harcanan zamanı büyük ölçüde azaltır. 

E-postanızın herhangi bir nedenle kullanılamadığı durumlarda, yukarıda belirtilen kolaylık sezgisel ve S-Serisi IP santral için tasarlanan Yeastar gibi telefon sisteminiz için tasarlanmış güçlü web arayüzü , sesli postanızı olabildiğince kolay bir şekilde yönetebilirsiniz.

Kaynak:
https://callharbor.com/2020/10/16/5-benefits-of-using-voicemail-to-email/