İşyeri İçin En İyi Telefon Santrali Nasıl Seçilir?

Şirketiniz için seçeceğiniz iş telefonu sistemi, sahip olduğunuz büyüklük, ihtiyaç ve iş modelinize uygun olmalıdır. Çalışanlarınızın günlük ihtiyaçlarını karşılarken müşterileriniz için iletişimi iyileştirmeye yardımcı olabilecek uygun sistemin kurulduğundan emin olmak önemlidir.

Yakın tarihli bir Gartner araştırmasına göre, 2023 yılına kadar tüm müşteri iletişiminin %75’inden fazlası bulut veya hibrit çözümler üzerinden olacak. Ancak bu değişim, şirketler için yüksek uygulama ve sunucu maliyetlerine yol açabilir.

Akıllı bir seçenek, kesintilerden, yüksek sunucu maliyetlerinden ve artık üretilmeyen bileşenlerin değiştirilmesinden kaçınmanıza yardımcı olabilecek bir Özel Şube Değişimi (PBX) yani santral sistemidir.

Buradaki zorluk, işletmeniz için doğru santrali bulmaktır. Doğru santral sistemini seçmeye çalışırken, birkaç faktörü göz önünde bulundurmalısınız. Faktörleri anlamanın ve en iyi telefon santrali seçeneğini bulmanın en iyi yolu buradaki bilgileri kullanmaktır.

En İyi Santral Sistemi Alternatifleri

Küçük işletmeler için telefon santrali, her şeye uyan tek bir çözüm olarak kabul edilmez. İşletmenizin muhtemelen benzersiz ihtiyaçları olduğu için bu iyi bir şey.

Aralarından seçim yapabileceğiniz, doğru olanı aldığınızdan emin olmanıza yardımcı olabilecek birkaç farklı türde santral üreticisi bulabilirsiniz. Bunlar şunları içerir:

Analog Santral Sistemleri

Analog Telefon Santralleri, sabit hatları kullanır ve arayanları uygun dahili hat veya departmana aktarır. Bu sistemle sabit hatlara sahip olmanız ve belirli ekipmanları kurmanız gerekecektir. Ayrıca, özellikle uzun mesafeli aramalar için daha fazla ödeme yapmanız gerekebilir.

Bu sistem için IT servislerinin olması da gereklidir. Sadece bu değil, aynı zamanda uygun şekilde korunmaları ve güncellenmeleri gerekir. Daha fazla telefon hattı eklemek zor olabilir ve işletmeniz, işletmenizin yükleyebileceği toplam hat sayısını sınırlayabilir.

Bugün bu sistem çok popüler değil, ancak bazı işletmeler hala kullanıyor.

Analog Santral Çözümleri Ne Zaman Tercih Edilebilir?

Geleneksel bir santral çözümünün sizin için uygun olduğu birkaç durum vardır. Bunlar şunları içerir:

Potansiyel olarak kararsız internet bağlantısı. İşletmeniz kırsal bir bölgedeyse veya internet bağlantınız yerine eski bir sabit hatlı telefon sistemini kullanarak güvenilmez veya sivilceli bir internet hizmetine sahipse.
Acil durum iletişimi sağlıyorsunuz. Geleneksel santrali seçmek için başka bir durum, kritik acil durum iletişimlerini sağlayıp sağlamadığınızdır. Bir kesintiyi halletmeye hazır olduğunuzdan emin olmak için yedekleme sistemi olarak tercih edilebilir

IP Santral Sistemi

IP Santral sistemi sabit hatları kullanmak yerine VoIP kullanır. Aramalar, uzun mesafeleri arama maliyetini azaltan bir internet bağlantısı ile yapılır. Aboneliğe gerek yoktur ve sistemin şirket içinde nasıl yönetildiği üzerinde kontrol sizdedir.

Bu seçeneğin en büyük dezavantajı, bir ağ kurmak ve uygun şekilde korunmasını sağlamaktır. Bu pahalı olabilir. Ancak, yeterli bant genişliğiniz varsa, daha fazla telefon hattı ekleyebilirsiniz.

Bir IP Santral Sistemi Ne Zaman Tercih Edilir?

Bir IP Santral sisteminin daha mantıklı olacağı birkaç durum vardır. Bunlar şunları içerir:

Maliyetleri azaltmak istiyorsunuz. Maliyet tasarrufu, iş internet telefonu hizmetine geçiş yapan bir işletme için en çekici ve motive edici faktörlerden biridir. Analog telefon santralleri, çalışan başına 1.000 ABD Dolarına kadar mal olabilir. Ayrıca, donanım satın alımları ve kurulumu için profesyoneller gerektirir. IP Santral sistemiyle, kullanıcı başına yaklaşık 25 ila 35 ABD Doları arasında bir maliyet bekleyebilirsiniz. Daha da iyisi, birçok sağlayıcı sınırsız dakika, kurulum maliyeti ve sözleşme yok.
Kablolamadan kaçınmak istiyorsunuz. Bulut tabanlı bir telefon sisteminiz varsa, tüm bakımı telefon sağlayıcısı üstlenir. Bu, bunun için endişelenmenize gerek olmadığı anlamına gelir. Ayrıca, işletmenizin karmaşık telefon anahtarlarından kaçınabileceği anlamına gelir. Bazı durumlarda işletmeye yeni bir telefon eklemek için tek ihtiyacınız olan bir elektrik prizi.
İşletmeniz için ölçeklenebilirlik ve esneklik istiyorsunuz. Modern, hızlı hareket eden iş gücünde, işletmenizin altyapısının operasyonel talebi karşılamak için esnek kalmasını sağlamalısınız. Yeni çalışanlar veya site dışı satış temsilcileri eklemeniz gerekiyorsa, telefon sisteminizi bu site dışı kişileri içerecek şekilde genişletebilirsiniz. Modern IP-Santrale güç veren teknoloji, esnek kalmanızı ve meydana gelen değişikliklere uyum sağlamanızı sağlar. Kolaylıkla yeni hatlar ekleyebilirsiniz ve teknoloji, ekibinizin sayısız durumda bağlantıda kalmasına yardımcı olur.

Güncel Endüstri Trendleri ve Modern Santraller

2017 yılında, küresel olarak barındırılan santral pazarının değeri 4,19 milyar dolardı. 2023 yılına kadar bu miktarın 9,5 milyar dolara ulaşacağı tahmin ediliyor.

Barındırılan PBX segmenti, daha büyük VoIP pazarının en hızlı büyüyen alanı olmaya hazırlanıyor. 2019 ile 2025 arasında yaklaşık %15 oranında büyümesi bekleniyor. Ayrıca, barındırılan PBX, 2010 yılına göre %3,6 artan toplam santral pazarının %18,1’ini oluşturmaktadır.

Bir ila 20 çalışanı olan kuruluşlar için, IP Santral hizmetlerinin ortalama maliyeti 16.867 $ civarındadır. Bu, 2.500’den fazla çalışanı olan herhangi bir kuruluş için 1 milyon doların üzerine çıkar.

İşletmeniz İçin Doğru Santralin Faydaları

İşletmeniz için doğru iletişim sistemini bulmaya çalışıyorsanız, incelemeniz gereken bir çok seçenek vardır. En iyi avantajlardan bazıları şunlardır:

Uygun Maliyetli

IP Santral, daha fazla ekipman ve donanım yoğun sabit hatlar ve sistemlerle karşılaştırıldığında işletmenizin tasarruf etmesine yardımcı olacaktır.

Profesyonel Çağrı Yönetim Sistemi

En iyi telefon santrali ile işletmenizi sektörünüzde otorite olarak konumlandırabilirsiniz. Bunun nedeni, sistemin tüm gelen aramaların hızlı bir şekilde yanıtlanmasını ve arayan müşterilerin hiçbir zaman can sıkıcı bir meşgul sinyali ile uğraşmak zorunda kalmamasını sağlamasıdır.

Ölçeklenebilirlik

İşletmeniz geliştikçe, bir santral sistemi, yeteneklerinizi ayarlamanızı kolaylaştırır. Tüm bunlar, bir mobil uygulamanın veya sezgisel bir web arayüzünün kullanılması sayesinde mümkündür.

Herhangi bir değişiklik giden mesajlara kolayca yapılır; bu, iş değişikliklerini veya yeni teklifleri kolayca açıklayabileceğiniz ve hatta mevsimsel karşılama mesajları ekleyebileceğiniz anlamına gelir.

Ayrıca teknik eğitime veya pahalı bir profesyonele ihtiyaç duymadan sisteme kolayca yeni ekip üyeleri ve departmanlar ekleyebilirsiniz.

Çağrıları Etkili Bir Şekilde Yönetin

Yoğun dönemlerde, gelen tüm aramaları manuel olarak ele almak neredeyse imkansız olabilir. İyi bir telefon santrali, yüksek hacimli telefon görüşmelerini yönetebilir ve müşterilerin sinir bozucu ve can sıkıcı meşgul sinyalleriyle karşılaşmamasını sağlayabilir. Sistem, aramaların kesilmesi olasılığını da ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir.

Profesyonel bir telefon santrali ile tüm aramalar verimli ve etkin bir şekilde ele alınacaktır. Ayrıca, işletmenizdeki doğru ekip üyesine veya departmana hızlı bir şekilde aktarılacaktır. Yoğun zamanlarda, santral sisteminiz tüm aramaları halledecek ve yapmanız gereken işe odaklanmanızı sağlayacaktır.

Softphone Teknolojisini Kullanabilme

IP Santral ile softphone teknolojisine erişebilirsiniz. Bu, telefon görüşmeleri yapmanız için herhangi bir ek cihaz gerektirmez.

Bunun yerine, müşterilerinizi doğrudan aramak için IP telefonunuzu veya bilgisayarınızı kullanabilirsiniz. Tüm iş işbirliği ve iletişim özellikleri, sağlanan tek santral yazılım çözümünde sunulmaktadır.

Modern İletişim Kanallarını Kullanın

Modern ip telefon sistemleri, birleşik iletişimin temel taşı ve küçük işletmeniz için işbirliğine dayalı bir ekosistem oluşturulması olarak anılır. Daha gelişmiş santral çözümleri, arama yönlendirme, sesli posta, tıkla ve ara, hızlı arama, sesli kayıt, görüntülü aramalar ve daha fazlası gibi başka yeteneklere de sahip olacak.

Doğrudan Bağlantı

Bir IP Santral çözümü seçerseniz (yukarıda açıklanmıştır), IP telefonu, işletmenizin boyutu ne olursa olsun, işletme düzeyinde IP çözümlerine erişmenizi sağlar. Doğrudan IP bağlantısıyla, bir daha asla bir müşteri aramasını kaçırma konusunda endişelenmenize gerek kalmayacak. Önemli bir gecikme olmadan müşterilerinize doğrudan ulaşabilirsiniz.

Artan Çalışan Verimliliği

Bir iş telefonunuz olduğunda, gerçek zamanlı analitik ve yerleşik otomasyon çözümlerini kullanarak genel çalışan verimliliğini artırabilirsiniz.

Sınırsız Dakika

Telefon görüşmeleri yapmak ve almak, işletmenizin başarısının önemli bir parçasıdır. Aydan aya arama limitleri ile kısıtlanmadığınızdan veya ekibiniz aştığı için yüksek bir fatura ile karşı karşıya kalmadığınızdan emin olmak istiyorsunuz. Size sınırsız dakika sağlayan bir telefon planı bulmaya çalışın. Uluslararası çalışıyorsanız, uygun fiyatlı uzun mesafe fiyatları da sağlayan birini bulun.

Mobil uygulama

Size bir mobil uygulama sağlayan telefon santrali bulmalısınız. Bu, ekibinizin iş istasyonlarında olmasalar bile bağlı kalmasını sağlar. Bir uygulama ile aramaları mobil cihazlara yönlendirebilir, aramaları başka birine aktarabilir, sesli mesajları kontrol edebilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.

Tele Sekreter

Telefon görüşmesi otomasyonu için büyük bir işletmenizin olmasına gerek yok. Bazı telefon santralleri, entegre sanal resepsiyonistler sunar; bu, gelen aramaların uzun süre beklemeden gitmeleri gereken yere yönlendirildiği anlamına gelir. Bu, üretkenlik söz konusu olduğunda özellikle küçük işletmeler için faydalıdır.

Çağrı Merkezi Çözümleri

İşiniz hızla büyüyor gibi mi görünüyor? Eğer öyleyse, ileride ihtiyaç duyabileceğiniz özellikleri planlamak iyi bir fikirdir. Daha büyük aramaları yönetmenize ve arama yönlendirme ve veri tabanlı analizler sunmanıza yardımcı olacak bir santral üreticisi bulmayı deneyin.

Kaynak:
https://www.sip.us/blog/latest-news/the-5-best-pbx-systems-for-your-business/