Hot Desking Nedir?

Bu yazımızda ingilizcede “Hot Desking” olarak adlandırılan ve ortak veya paylaşımlı kullanım anlamına gelir.

“Paylaşım kültürü” nden türetilen Hot Desking, ofis çalışanlarının farklı zaman dilimlerinde aynı fiziksel çalışma alanını (masa) paylaştığı bir kavramı ifade eder. Bir ofis masasını paylaşan birkaç çalışan, iş yerlerinde yıllardır bir trend olmuştur, bu uygulamayı yapan kuruluşlar, esas olarak ofis alanı kiralama bütçelerini azaltmayı amaçlamaktadır. VoIP endüstrisinde Hot Desking, bir IP Telefon ve bir Santral sisteminde etkinleştirilen özelliği ifade eder.

VoIP Telefon Sisteminde Ortak Danışma Nedir?

Kullanıcı durumları açısından, Hot Desking, bir ofisteki çalışanların kendi dahili numaralarını kullanarak aynı IP telefon cihazını paylaşmalarına olanak tanır. Bir çalışan, oturduğu bir masanın üzerindeki telefona kendine ait kullanıcı adı ve parolası ile giriş yaptıktan sonra, kendine tanımlanmış yetkiler, voicemail mesajları gibi özelliklerle telefonunu kullanmaya başlar. Bu bir masayı paylaşmak gibi bir şey, ancak bu telefon özelliğinin faydaları sadece bir IP telefon paylaşmanın ötesine geçiyor, şirketler için yeni bir maliyet tasarrufu ve esneklik seviyesi sunuyor.

İşletmeler Neden Ortak Masa Sistemine İhtiyaç Duyar?

Daha Fazla Donanım Satın Alma Maliyetlerinden Tasarruf Edin

Birçok işletme büyüyor, bu nedenle müşterilere destek sunarak veya sorgularını ele alarak müşteri deneyimini geliştirmek için bir çağrı merkezi kuruldu. Vardiyalı çalışma, bir çağrı merkezi için yaygın bir istihdam uygulamasıdır. Bir IP Santral sistemi ile Hot Desking kullanılabilir ve işletmeler artık her çalışan için ayrı bir IP telefona ihtiyaç duymaz. Aynı masayı ve telefonu paylaşan çalışanlar, vardiya kendi / ona döndüğünde oturup kendi dahili numaralarında oturum açabilirler. Bu şekilde, yalnızca her telefon cihazının kullanımı maksimize edilmekle kalmaz, aynı zamanda telefonla ilgili çevre birimlerine yapılan yatırımlardan da kaçınılabilir.

Daha Fazla Esneklik Sunarak Çalışmaya Daha Fazla Odaklanın

Pek çok şirkette bir trend olarak masa paylaşımı, çevikliği artırıyor ve işyerinde işbirliğini artırıyor. Bir masayı paylaşan işçiler de Hot Desking özellikli bir telefon sistemine ihtiyaç duyar. Her masadaki masa telefonu ile çalışanlar, kendileri için uygun olan koltuğu seçebilir, kendi dahili numaralarına giriş yaparak telefonu kullanabilir ve kendi profillerine, kişilerine, sesli mesajlarına ve diğer özelliklere erişebilirler. Onlara, eskisi gibi farklı bir masada çalışma, telefonu eline alma ve telefon görüşmesi yapma konusunda güçlenmiş hissettiriyor.

Bazı kuruluşlar, binanın dört bir yanındaki toplantı odalarına IP telefonları yerleştirebilir, çalışanlar, istedikleri herhangi bir toplantı odasında müşterileriyle bir konferans görüşmesi yapabilirler. Odaya girin, kendi dahili hatlarında oturum açın, ardından telefon görüşmeleri için hazır olurlar. Üstelik her zaman kendi dahili numaranız ile arama yapmak, müşterilerinizin nezdindeki profesyonel imajınızı geliştirir.

Yeastar Santral Sisteminde Hot Desking

Yukarıdaki faydaların yanı sıra, Yeastar Santral sistemi Hot Desking özelliği şunları sağlar:

• Masaüstü telefonu yeniden başlatmadan IP telefonda kolayca ve hızlı bir şekilde oturum açın ve oturumu kapatın.
• Daha da kolay, IP telefon hattı tuşları ayarlarını yapılandırarak, kullanıcı sadece bir hat tuşuna basabilir, telefonda oturum açmak için dahili numara girebilir ve tek bir basışla oturumu kapatabilir.
• Kendi dahili numaranızın arayan kimliği, yönlendirme stratejisi vb. İle arama yapar ve çağrı alır.
• Programınıza bağlı olarak, dahili numaranızı paylaşılan masa telefonundan otomatik olarak kapatın.
• İlişkili kuyrukların oturumu, bir aracı oturumunu kapattığında senkronize edilebilir.
• Yöneticiler, telefon durumunu izleyerek veya hatta bir kullanıcıyı telefondan çıkarmaya zorlayarak Hot Desking telefonlarını yönetebilir.
• İş seyahatinde olanlar, uzaktan çalışanlar veya esnek programları olan çalışanlar, masa başında otururken ortak masa telefonlarını kullanabilir.

Desteklenen Santral Modelleri: S50, S100, S300, Yeastar Cloud PBX, K2 IP-PBX

Yeastar PBX Sisteminde Hot Desking Nasıl Yapılandırılır

Yapılandırmak çok kolay! İhtiyacınız olan sadece 3 ana adımdır:

• Adım 1: Bir Ortak Masa Telefonu Kurun
• Adım 2: Bir Dahili Kullanıcı için Ortak Masa Uygulamasını Etkinleştirin
• Adım 3: Test Edin

Ortak çalışma masası aşağıdaki Yealink telefonlarında geçerlidir:

• SIP T19P_E2
• SIP-T21P_E2, SIP-T23P, SIP-T23G, SIP-T27G, SIP-T29G
• SIP-T40P, SIP-T40G, SIP-T41S, SIP-T41P, SIP-T41U, SIP-T42S, SIP-T42G, SIP-T42U, SIP-T43U, SIP-T46S, SIP-T46G, SIP-T46U, SIP- T48S, SIP-T48G, SIP-T48U
• SIP-T52S, SIP-T54S, SIP-T53, SIP-T53W, SIP-T54W, SIP-T57W, SIP-T56A, SIP-T58A

Hot Desking kullanımı ile ilgili detaylı bilgi için Nolto Bilişim‘den destek alabilirsiniz.