Otel mülk yönetim sistemleri (PMS), üstün konuk deneyimlerinin sunulması da dahil olmak üzere otel işletme operasyonlarının tüm yönlerini yönetir.

Geleneksel olarak, bir otel PMS’si, bir otel veya otel grubunun rezervasyon, misafir giriş/çıkış, oda atama, oda ücretlerini yönetme ve faturalandırma gibi ön büro özelliklerini yönetmesini sağlayan bir yazılım olarak tanımlandı. Bir otel PMS’si, zaman alan, yoğun kağıt gerektiren süreçlerin yerini aldı. Bugün, otel PMS teknolojisi, ön büronun çok ötesinde gelişmiştir. Bir otel PMS’si artık otelcilerin harika konuk deneyimleri sunmalarını sağlayan kritik bir iş operasyonları sistemidir.

Bir PMS’yi mülkünüzün kalbi olarak düşünün. Tüm konuk bilgilerini saklar, check-in ve check-out ayrıntılarını yönetir ve size özel istekleri veya hafifletici durumları girme fırsatı sunar. Ayrıca verileri kaydeder, defter tutmayı yönetir ve mülkünüzün performansı hakkında raporlar oluşturmanıza olanak tanır.

Mülkünüzün tüm günlük işlemlerini tek bir yerde gerçekleştirmenizi sağlar, örneğin:

İşlem rezervasyonları (çevrimiçi ve POS)
Misafir giriş ve çıkışları
Misafir rezervasyon detayları
Envanterinizi ve oranlarınızı takip edin
Ön büro muhasebesini yürütmek
Bakım ve temizlik işlerini yönetin
Konuk iletişimlerini yönetin

Ön büro sistemleri, rezervasyon motorları ve kanal yöneticileri, modern konaklama sağlayıcıları tarafından kullanılan en yaygın üç teknoloji türüdür, ancak sizin gibi küçük mülk sahiplerinin her biri için ayrı sistemler kullanma zahmetine ihtiyacı yoktur. Hepsi bir arada sistemin devreye girdiği yer burasıdır.

Başlıklar

Otel mülk yönetiminin faydaları

Tüketicinin seyahat yolculuğu, aynı anda bir otel için alışveriş yaparken bir destinasyon seçerek başlar. Konaklama öncesi alışveriş ve rezervasyon etkileşimi, otel ve personeli ile otel içi etkileşimleri, oda içi deneyimleri ve konaklama sonrası sosyal medyadaki geri bildirim paylaşımları, konuk deneyiminin bir parçasıdır. Otelciler, etkili bir otel işletmesi yürütürken kişiselleştirilmiş bir misafir deneyimi sağlamakla yükümlüdür. Günümüzün otel PMS çözümleri, otelcilerin işlerini verimli bir şekilde yönetirken konukların istedikleri deneyimi sunmalarına yardımcı olur. Hotel PMS, bir otel işletmecisinin işletmesi için birçok avantaj sunar.

“Hepsi bir arada” bir PMS sağlayıcısı, kendi rezervasyon motorunu ve kanal yöneticisini sunacak ve bunları sizin için bir araya toplayacaktır. Bu üç varlık birbiriyle otomatik olarak senkronize olacak ve herhangi bir personele mülkün canlı kullanılabilirliği ve oranları hakkında bir görüş sağlayacaktır.

Bunun başka faydaları da var. Bir konaklama işletmesinin günlük işleyişi için gerekli bileşenlerin tümü tek bir sağlayıcı tarafından paketlendiğinde, bu genellikle daha makul bir fiyat anlamına gelir. Ayrıca, ilgilenmeniz gereken tek bir hizmet sağlayıcı olduğundan, telefonla veya müşteri desteğiyle çevrimiçi yardım istekleri göndermek için çok daha az zaman harcar ve konuklarınızın dikkatini çekmek için daha fazla zaman harcarsınız.

Tüm sistemleri tek bir sağlayıcıdan almak ideal olsa da, otel teknolojisi endüstrisinde entegrasyonların yaygın olduğu söylenmelidir. Bu nedenle, zaten bir rezervasyon motorunuz veya kanal yöneticiniz varsa ve bunlardan memnunsanız ancak yeni bir PMS arıyorsanız, olası sağlayıcının mevcut teknolojinizle entegre olup olmadığını kontrol edin.

Otel PMS yazılımına ihtiyacınız olduğunu gösteren 5 işaret

Artık bir PMS’nin ne olduğu konusunda net olduğumuza göre, kimin buna ihtiyacı olduğuna bakalım.

Küçük konaklama sağlayıcıları genellikle kısıtlı bir bütçeye sahiptir ve bir PMS’ye yatırım yapmaktan kaçınmak cazip gelebilir. Kağıt üzerinde, kendi rezervasyonlarınızı bir Excel elektronik tablosunda yöneterek tasarruf edebilirsiniz gibi görünebilir, ancak gerçekte bu, uzun vadede işletmenize pahalıya mal olabilir.

Aşağıdaki işaretler sizde yankı uyandırıyorsa, muhtemelen yükseltme zamanı gelmiştir.

1. Rezervasyonlar hem siz hem de misafirleriniz için zor ve sıkıcıdır

Duyguyu biliyorsun. Yeni sesli mesajlarınız ve e-postalarınız olup olmadığını görmek için telefonunuzu sürekli kontrol edersiniz. Bir misafirin araması durumunda resepsiyondan ayrılmaktan korkuyorsunuz. Sadece o rezervasyonu kilitlemek ve müşterinizin kredi kartı bilgilerini güvenceye almak için telefon ve e-posta etiketini çalmaya çalışıyorsunuz.

Misafirleriniz rezervasyonlarını tamamlamak için sizinle telefon veya e-posta yoluyla doğrudan iletişime geçmek zorunda kalırsa, süreç her iki taraf için de sinir bozucu olacaktır. Masanıza ve telefonunuza bağlı hissedeceksiniz ve potansiyel rezervasyon sahipleri, rezervasyonlarını yeterince hızlı bir şekilde sonuçlandıramazlarsa denemekten vazgeçebilirler.

PMS ile rezervasyon süreci otomatiktir ve çevrimiçi rezervasyonlar kabul edilebilir. Çevrimiçi bir rezervasyon sistemi, konukların tarihlerini seçmelerine ve okunması kolay bir arayüzde müsaitliklerini ve oranlarını görüntülemelerine olanak tanır.

2. Oda envanterini yönetmek zor olabilir

Çoğu durumda, oda ve kahvaltınızı birden fazla kanalda tanıtacaksınız ve konuklar sizinle çeşitli şekillerde iletişim kuracak.

Bir PMS olmadan, odalarınıza çifte rezervasyon yapma riski oldukça yüksektir. Bu, bir gezgin için en sinir bozucu deneyimlerden biridir ve sektördeki itibarınıza zarar verebilir.

Bir PMS, envanterinizi sizin için yönetecek ve tüm dağıtım kanallarınızdaki kullanılabilirliğinizi otomatik olarak güncelleyecektir.

3. Zamanınızı yönetmek piknik değildir

Yüksek sezon ve etkinlik odanızda bir aile yemeği rezervasyonu yaptınız. Mülk sahibi ve işletmecisi olarak, misafirlerinizin mutlu olmasını sağlamakla meşgulsünüz. Ancak, varış veya ayrılış için odaları kapatamayacağınız için, misafirlerinizden birinin check-out yapması gerekiyor ve siz de herkese aynı anda hizmet vermek için çabalıyorsunuz.

Çılgınca, misafirlerinizin mini bardan kullandıkları eşyaları kaçırıyorsunuz (aslında otelinizden parasını ödemeden ayrıldılar). Ayrıca, hem check-out yapan misafirleriniz hem de özel etkinlik odası misafirleriniz ihtiyaç duydukları hizmeti alamadıkları için yetersiz kaynaklı ve profesyonellikten uzak görünüyorsunuz.

Bir PMS, çıkış ve varış için odaları kapatabileceğiniz ve ayrıca giriş ve çıkış programlarını yazdırabileceğiniz için zamanınızı verimli bir şekilde yönetmenize olanak tanır. Değerli zamanınızı nasıl geçirmeniz gerektiğini tam olarak bileceksiniz ve tüm bunları misafirlerinizin mümkün olan en iyi deneyimi yaşamasını sağlayacaksınız.

4. Misafirlerinizle iletişim kurmak çok fazla çaba gerektirir

Bugünün gezginleri otomatik onay e-postaları, kısa mesaj güncellemeleri ve geri bildirim istekleri bekliyor.

Her şeyden önce, misafirlerinizin ayrıntılarını nerede bulacağınızdan emin değilsiniz. Misafirlerinizle olan tüm işlemleriniz – ödemeden iletişim ve rezervasyon detaylarına kadar – birden fazla yerde saklanır. Aradığınızı bulmak için bir programdan diğerine atlamanız gerekir, bu da önemli ölçüde zaman alır.

İkincisi, her misafirle etkileşimde kalmak ve tüm sorularının yanıtlandığından emin olmak zordur. Her konuğun alması gereken belirli e-postalar olduğunu biliyorsunuz – örneğin, rezervasyon onayı, konaklamadan önce hatırlatmalar, konaklamaları sırasında ipuçları ve konaklamalarının ardından geri bildirim talebi.

En iyi ihtimalle, tek tek e-postaları doğru zamanlarda göndermek için kendi belleğinize güvenerek Word belgelerinde şablonlar oluşturmaya takılıp kalırsınız. Bir PMS ile, ihtiyacınız olan tüm konuk bilgilerine anında erişirsiniz ve konuk e-postalarınızı otomatik, standartlaştırılmış bir süreç haline getirebilirsiniz, böylece her konuğun aynı, harika deneyimi yaşamasını sağlayabilirsiniz.

5. İşletmeniz için neyin işe yarayıp neyin yaramadığını görselleştiremezsiniz

Her ayın sonunda, neyin işe yarayıp yaramadığından tam olarak emin değilsiniz. Sonuçta ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz!

Bir PMS size mülkünüzün günlük işleyişi ve performansı hakkında eksiksiz bir genel bakış sunar. Tek bir tıklamayla konuk ödeme ayrıntılarını anında görüntüleyin, aylık performans raporlarını kolayca oluşturun veya ödenmemiş ödemelerin bir görünümünü seçin. Daha sonra raporlar hakkında daha fazla bilgi.

Otel Yönetimi İçin PMS Sistemini Kimler Kullanır?

Bir otelin genel müdürü, ön büro çalışanı, kat hizmetleri personeli ve hatta POS outlet personeli olsun, hemen hemen herkes bir Otel PMS’sinde çalışır. Bir Otel PMS’sinin her birine nasıl yardımcı olduğunu görelim:

Ön Büro Personeli

Bir otelin ön büro personeli, akıllı bir Otel PMS’sini kullanarak tüm rezervasyon sürecini düzene sokabilir – rezervasyonları kabul etmeye (gömme, OTA’lar, seyahat acenteleri aracılığıyla gelen), odaları tahsis etmeye, aynısını teyit etmeye ve bir misafire onay maili. Ayrıca, rezervasyon iptali/değiştirme ve oda yükseltme vb. taleplerini kolaylıkla alabilirler. Bir ön büro personelinin bir Otel PMS’si ile gerçekleştirdiği diğer bazı görevler şunlardır:

Misafir kaydı
Giriş/çıkış
Gece Denetimi
Oda yönetimi – kat hizmetlerine dikkat edilmesi gereken odaları işaretleme

Kat Hizmetleri Personeli

Mükemmel temizlik, misafir memnuniyetini sağlamada hayati bir rol oynar. Ön büro personeli bir odayı boş olarak işaretlediğinde, ödeme sonrası, PMS kat hizmetleri departmanına bir uyarı gönderir. Ve temizlik bittiğinde ve oda hazır olduğunda, kat hizmetleri personeli yazılımda odayı kullanıma hazır olarak işaretleyebilir. Bu, ön büro personelinin taşınmaya hazır odaları tanımasına yardımcı olur ve böylece konuklara daha hızlı check-in imkanı sunmasına yardımcı olur. Ayrıca, bir Otel PMS’si, temizlik görevlerini planlamaya, personel atamaya ve zamanında tamamlama için bunları takip etmeye yardımcı olabilir.

POS Outlet Personeli

Misafirler sadece bir otelde kalmazlar. Otelin restoranlarını, barlarını, spor salonlarını, kaplıcalarını ve hediyelik eşya dükkanlarını (POS outlet olarak da bilinir) kullanırlar. Ve satış noktalarından herhangi birini her ziyaret ettiklerinde ödemeye devam etmeleri gerekiyorsa, bu en iyi deneyim değil. Dolayısıyla, böyle bir senaryoda, tüm POS ücretlerini (oda dışı ücretler olarak da bilinir) doğrudan odalarına göndermeniz önerilir. Bu, POS personelinin faturalarını odalarına gönderebileceği ve konukların son faturayı çıkış sırasında ödeyebileceği anlamına gelir. PMS ve POS entegrasyonu yoluyla bu otomasyon zamandan tasarruf sağlar ve faturalandırma hatalarının önlenmesine yardımcı olur.

Genel Müdür

Genel Müdürler, bir otelin genel yönetimiyle ilgilenir. Ayrıca bir otel işletmesinin başarısını sağlamak için stratejik planlamadan da sorumludurlar. Bunun için de, KPI’lar ve içgörüler konusunda kendilerine yardımcı olan hepsi bir arada Otel PMS’sinin gücünden yararlanmaları gerekir. Bir Otel PMS’si, önemli iş kararları almak için geçmiş ve tahmin raporları, gelir raporları, rezervasyon raporları, temizlik raporları, gece denetim raporları, finansal raporlar, misafir geçmişi raporları, doluluk raporları vb. dahil olmak üzere çeşitli operasyonel raporlar sağlar.

Kaynak:
https://www.littlehotelier.com/blog/learn-about-tech/property-management-system-pms/