skip to Main Content

Her Profesyonelin Bilmesi Gereken E-Posta Görgü Kuralları

Günümüzde birçok yönetici e-postayı nasıl uygun şekilde kullanacağını hala bilmiyor. Aslında, her gün okuyup yazdığımız çok sayıda mesaj nedeniyle, bizi utandıracak hatalar yapma riski daha da artıyor. Bu hataların ciddi profesyonel sonuçları olabilir. Yazılı iletişim, beden dilimizi, sesimizi kullanamadığımız için yanlış anlaşılmalara da çok açık. Dolayısıyla karşımızdakini anlama ve kendimizi doğru ifade etme konusunda daha da fazla özen göstermek bir zorunluluktur.

e-posta-gorgu-kurallari-internet-yazisma-ve-sosyal-medya

1. Kısa ve net bir E-posta konusu seçin

İyi bir konu satırı örnekleri arasında “Toplantı tarihi değişti”, “Sunumunuz hakkında hızlı soru” veya “Teklif için öneriler” sayılabilir. İnsanlar genellikle konu satırına göre bir e-posta açıp açmamaya karar verir.

Konu bölümüne “hakkında, dair, ait” ibareleri yazılmaz çünkü bunları yazmak muhatabımızın zekâsına hakaret olarak yorumlanır. Ayrıca konu, içeriği özetleyen birkaç kelimeden ibaret olmalıdır, kısaltma yapılmamalı. Mesela “rapor” uygunsuz bir konu başlığıdır çünkü daha sonra arandığında bulmayı kolaylaştıracak anahtar kelimelerden yoksundur. Bunun yerine “Güncellenmiş 2021 Bütçe Raporu” gibi birkaç detayı barından bir konu başlığı, arandığında bulmayı kolaylaştıracağı için daha iyi bir seçim olur.

2. Profesyonel bir E-Posta adresi kullanın

Bir şirkette çalışıyorsanız, şirket e-posta adresinizi kullanmalısınız. Ancak kişisel bir e-posta hesabı kullanıyorsanız -ister serbest meslek sahibi olun, isterse iş ile ilgili yazışmalar için ara sıra kullanmayı tercih edin- bu adresi seçerken dikkatli olmalısınız.

Alıcının e-postayı tam olarak kimin gönderdiğini bilmesi için her zaman adınızı taşıyan bir e-posta adresiniz olmalıdır. Ergenlik döneminden kalma “[email protected]…” veya “[email protected]…”, “[email protected]” gibi işyerinde kullanılmaya uygun olmayan e-posta adreslerini tercih etmeyin.

3. “Tümünü Yanıtla”ya basmadan önce iki kez düşünün

Hiç kimse kendisiyle ilgisi olmayan 20 kişiden gelen e-postaları okumak istemez. Günümüzde epostaları görmezden gelmek daha zordur. Artık herkesin akıllı telefonunda eposta hesapları kurulu ve bildirimler alıyor. İş sırasında Outlook bildirim çıkarıyor ve dikkat dağıtıyor. Listedeki herkesin e-postayı alması gerektiğini gerçekten düşünmüyorsanız, “Tümünü Yanıtla” düğmesini kullanmaktan kaçının.

4. Bir mail imzanız olsun

Bir imza genellikle, tam adınızı, unvanınızı, şirket adınızı ve bir telefon numarası da dahil olmak üzere iletişim bilgilerinizi içerir. Ayrıca kendinizle ilgili kısa bir tanım ekleyebilirsiniz. E-postanın geri kalanıyla aynı yazı tipini, yazı tipi boyutunu ve rengi kullanın.

5. Ünlem işaretlerini dikkatli kullanın

Yazışmanızda ünlem işareti kullanmanızı gerekterecek bir durum varsa, en fazla 1 adet kullanın. Ard arda ünlem işaretleri sıralamayın.

6. Mizah konusunda dikkatli olun

Mizah ve espri, doğru ton veya yüz ifadeleri olmadan çeviride kolayca kaybolabilir. Profesyonel bir değiş tokuşta, alıcıyı iyi tanımadığınız sürece e-postalarda mizahtan uzak durmak daha iyidir. Ayrıca, sizin komik olduğunu düşündüğünüz bir şey başkasına komik gelmeyebilir.

7. Yanlış gönderilmiş E-postalara bile cevap verin

Size gönderilen her e-posta mesajını yanıtlamak zordur, ancak denemelisiniz. Özellikle gönderen bir yanıt bekliyorsa, e-postanın size yanlışlıkla gönderildiğini belirtin yada ilgili kişinin siz olmadığını söyleyin.

İşte bir örnek yanıt: “Çok meşgul olduğunu biliyorum, ama bu e-postayı bana göndermek istediğini sanmıyorum. Doğru kişiye gönderebilmen için sana haber vermek istedim.”

8. Göndereceğiniz kişileri en son ekleyin

Eposta mesajını yazmayı ve kontrolleri bitirmeden alıcıların adresleri eklemeyin. Böylece hata ile mesajı hızlıca gönderme riskini en aza indirirsiniz. Mailinizin içeriğini yazın, kontrollerinizi yapın, hatta sesli olarak okuyun. En sonunda “kime” (To), Bilgi (Cc) ve Gizli bilgi (Bcc) alanlarına ilgili adresleri ekleyerek gönder tuşuna basın. Adres defterinden kişi seçerken doğru kişiyi seçtiğinize emin olun. Çalıştığınız şirkette aynı isim veya soyisimde kişiler olduğunda bu hata çok sık yapılır.

9. Yazı tipini klasik tutun.

İş yazışmaları için yazı tipi, renklerinizi ve boyutlarınızı klasik tutun. Sevgilinize pembe mesajlar yollayabilirsiniz fakat iş yerinde bu olmaz. Temel kural: E-postalarınız diğer kişilerin okuması için kolay olmalıdır.

Genel olarak, 10 veya 12 punto ve Arial, Calibri veya Times New Roman gibi okunması kolay bir yazı tipi kullanmak en iyisidir. Renk seçiminde siyah en iyisidir.

10. E-Mail ile başsağlığı dilenmez, davet ve kutlama yapılmaz

Baş sağlığı mesajı, tebrik, özür, nikâh veya nişan davetiyeleri elektronik ortamda gönderilmemeli. Bu tür gönderiler esasında muhatabımızı dikkate almadığımızı veya davetimize katılmasının bizim için çok da önemli olmadığı şeklinde algılanır.

11. Tamamı büyük harflerle cümleler kurmayın

Tamamı büyük harfle yazılan mesajlar sosyal medya ve internet dünyasında bağırmak anlamına gelir. Elektronik ortamda bir kelimeyi bile (kısaltmalar hariç) büyük harfle yazmaktan kaçınmak gerekir. Ayrıca,Türkçe karakterlerin yaygınlaşması için mailinizi Türkçe karakterle yazmalısınız.

12. Her mailde “okundu bilgisi” istenmemeli

Her mailden sonra okundu teyidi istenmesi karşı taraf için güvensizlik olarak algılanır. Mailin sonunda iletişim bilgilerinizi mutlaka yazarak, muhatabınızın daha nazik bir yoldan size dönmesini sağlarsınız.

14. Yazım doğrulama araçlarını kullanın

Outlook gibi email programları, yazım doğrulama araçları barındırır. Türkçe desteği de mevcuttur. Yazım hatalarının altını çizerek sizi bilgilendirir. Eğer Webmail kullanıyor ve bir program olmadan eposta gönderiyorsanız, chrome, edge, safari, opera gibi tarayıcılarda da yazım doğrulama araçları vardır.

Çok fazla ingilizce yazışma yapıyorsanız, size bir Chrome eklentisi olan “Grammarly“i kullanmanızı tavsiye ederim. Size önerilerde bulunarak, daha anlaşılır ve hatasız yazmanızı sağlıyor.