skip to Main Content

Ofis Asistanı Nedir?

Ofis Asistanı nedir?
Ofis asistanı bir iş yerinin günlük idari işlerini yürüten, müşteriler ile ilgilenip talepleri doğrultusunda ilgili birimler ile arada köprü kurarak işlerin daha organize ve kolay bir şekilde yürütülmesini sağlayan kişilerdir.

Görev tanımları nelerdir?

Ofis asistanın görev tanımları;

  • Toplantı ve firma içi etkinlikleri organize etmek
  • Firmaya ait gönderi ve kargoları takip etmek
  • Ofis için gerekli envanterlerin sayımını takip ederek temin edilmesini sağlamak
  • E-posta, faks ve telefon görüşmelerini takip etmek
  • Firma çalışanları ve müşterileri ile ilgili evrak ve raporları dosyalamak
  • Müşteri ve yöneticilerin talep ve isteklerini yerine getirmek
  • Gelen müşterileri memnun kalacakları şekilde ağırlamak
  • Ofis ihtiyaçlarının ve harcamaların takibini sağlamak
  • Ofis envanterinin korunması ve takibinin sağlanması
  • Bilgi güvenliği için takipte olmak

Şeklinde sıralanabilir.

Bir ofiste takip edilmesi gereken temel iş süreçleri nelerdir?

Günlük plan programları hazırlamak, gerekli birim ve kişilere hatırlatmak. Önem sırasına göre yapılacaklar listesini güncellemek ve uygulamaktır.

  • Giden ve gelen evrak ve tüketim malzemelerinin kaydını işlemek
  • Alınan ve satılan ürünlerin fatura, irsaliye ve kargo bilgilerinin işlendiğini takip etmek
  • Gönderilen ürünlerin ve evrakların alıcıya ulaştığını doğrulamak
  • Ofis demirbaşlarının sorunsuz çalışmasını ve bakım sürelerini takip etmek
Mutlu Bir Ofis Asistanı

İyi bir Ofis asistanı nasıl olmalıdır?

Başarılı bir ofis asistanının diksiyonu, sözlü ve yazılı iletişimi iyi olmalıdır. Çalıştığı sektör hakkında araştırmalar yapıp yenilikleri takip etmelidir, bunlarla ilgili yöneticiye bilgi vermelidir. Sorunlara kolay çözüm bulmalı ve pratik olmalıdır. İşyerinde yönetici veya yetkili herhangi biri olmadığında onların yokluğunu aratmayacak şekilde iş takibini yürütmeli organize bir şekilde çalışmalıdır. İşyerindeki her departman ile sürekli iletişim halinde olmalıdır. Ofis programlarını iyi bir düzeyde bilmelidir. Daima pozitif ve ikna kabiliyeti yüksek olmalıdır.

İyi bir ofis asistanı,  işletme giderlerinin azaltılmasına bile faydalı olabilir. Fazladan yanan bir ışık, kullanılmayan bir cihazın kapatılması, yada hangi telefon görüşmelerinin en çok fatura tutarına neden olduğunu tespit etmek, uzun vadede işletme giderlerini düşürmekte faydalı olabilir.

Yabancı dil bilen bir ofis asistanı, yurtdışından gelen çağrılara cevap verebilir, ziyaretçileri samimi bir şekilde karşılayabilir.

Ofis Asistanı İş Sorumlulukları

Ofis asistanlığı pozisyonları genellikle birbirine benzer olsa da, iş hala değişkendir – ofisten ofise değil, sadece günden güne değişir. Bugün resepsiyonist olarak hareket edebilirsiniz , yarın yazıcının onarılmasını gerektirebilir ve ondan sonraki gün tüm dosya dolabını CRM‘e aktarmanız gerekecek. Başarılı olmak için çok geniş bir beceri setine ihtiyacınız olacak.

Büro asistanları iş dünyasının büyük isimsiz kahramanları arasındadır, çünkü işinizi doğru yaptığınızda kimse fark etmez – ofis kendi kendine çalışıyor gibi görünür. Ancak bazı insanlar hızlı ve esnek çalışmanın, her şeyin merkezinde olma hissinin tadını çıkarıyordur. İyi bir asistan hemen hemen her yerde, her türlü organizasyonda iş bulabilir.

Bilgi Güvenliği Konusunda Hassasiyet

Dikkatli bir ofis asistanı, masa üzerindeki bir post-it üzerine yazılı bir parolayı imha edebilir. Masa üstlerinde unutulmuş bir evrakı, müşteri bilgilerinin başkalarının eline geçmesini önleyebliir. Mail trafiğini izleyerek hatalı görebilir, firmanın, müşterilerinin veya iş ortaklarının bilgilerinin 3. şahıslarının önüne geçmesini sağlayarak firma itibarının zarar vericek bir olayı ilk farkeden olabilir.

Telefon Trafiği

Ofis asistanının en sık yaptığı iş olarak telefon trafiğini yönetmek gürülebilir. Çağrı raporlarını düzgün okumak için temel Excel bilgisi zaman kazandıracaktır. Bunun yanı sıra, gelen ve giden çağrı trafiğini yorumlayarak şirketin en yoğun olduğu veya en çok zaman alan işleri görmek için büyük fırsattır. Bu bilgileri raporlayarak ve yorumlayarak ilebilen bir iş arkadaşı herkes için hayat kurtarıcı olabilir.

Örneğin, satılan bir ürünün kurulumyla ilgili çok fazla telefon aldığını bilmek, teknik ekibin bu konuda bir makale yada video ile açıklayıcı bilgileri paylaşması, hem müşteri memnuniyetini arttırır hem de teknik ekibin iş yükünü azaltabilir.